Eine vollkommene, perfekte Sicherheit gibt es zwar nicht, aber man kann auch bereits in kleinen Unternehmensstrukturen sehr einfache Mechanismen etablieren, um die Sicherheit zu erhöhen. Dazu gehört jedenfalls, den Zugang zum System zu erschweren. Auf technischer Seite sollten eine Firewall mit aktueller Firmware sowie ein aktueller Virenschutz ein absoluter Mindeststandard sein. Generell sollten Sicherheitsupdates und Aktualisierungen von Standardsoftware laufend durchgeführt werden. Aber auch der menschliche Faktor ist nicht zu unterschätzen. Banale Passwörter oder das Notieren von Zugangsdaten auf Post its am Bildschirm bieten häufig Einfallstore für Schadsoftware oder Hacker. Starke, geheim gehaltene Passwörter, die regelmäßig geändert werden, bewirken eine erhebliche Steigerung der Sicherheit. Auch auf die Schulung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sollte ein Augenmerk gelegt werden, um diese für Gefahren zu sensibilisieren. Dort, wo eine 2-Faktor-Authentifizierung möglich ist, wie etwa beim Remote Zugang, sollte man diese auch einrichten. Nicht zuletzt in der Kommunikation lässt sich einiges an Sicherheit etablieren, wie etwa durch die Verwendung der Kommunikationslösung „context“, die in Zusammenarbeit mit dem ÖRAK entwickelt wurde und eine sichere Form der Kommunikation zwischen der Anwaltskanzlei und anderen Personen ermöglicht. Die Übertragung der Nachrichten erfolgt verschlüsselt und kann wahlweise über den Browser, eine App, WinCaus.net oder sogar über Outlook versendet und empfangen werden. Am Ende der Kommunikation werden die Daten vom Server gelöscht und bleiben damit jedenfalls vertraulich. Neben dem Datendiebstahl stellt auch ein Datenverlust Unternehmen vor eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Das ist etwa der Fall, wenn durch Ransomware Daten verschlüsselt werden. Wer hier nicht auf eine funktionierende, aktuelle Sicherung zurückgreifen kann, dem gehen Daten oftmals unwiederbringlich verloren. Auch eine solche Verschlüsselung kann nicht 100%-ig verhindert werden; aber eine intakte Datensicherung sorgt dafür, dass man max. 24 Stunden Arbeit verliert Diese Szenarien zeigen auf, wie wichtig eine durchdachte IT-Infrastruktur und eine professionelle Betreuung sind. Aber auch die Kanzleisoftware kann viel zur Datensicherheit beitragen. In WinCaus.net liegen beispielsweise sämtliche Daten in einer Datenbank und nicht im Dateisystem, vergleichbar mit einem „Safe“. Angriffe und Zugriffe von außen werden dadurch unterbunden. Zusätzlich kann sowohl die Datenbank selbst verschlüsselt werden, als auch die Verbindung zwischen Server und Client – eine in dieser Form einzigartige Lösung für eine Kanzleisoftware! Im Bereich der IT gibt es allerdings auch andere aktuelle Themen, vor denen man sich nicht verschließen kann: Die Änderung unserer Arbeitsweise durch künstliche Intelligenz. Bei aller Begeisterung für neue Lösungen muss man diese auch mit der nötigen Distanz und Kritik betrachten, etwa dann, wenn es um die Sicherheit von personenbezogenen Daten geht, mit denen die KI gefüttert wird. Vielfach lässt sich nicht nachvollziehen, wo diese Daten landen – häufig außerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO in Drittstaaten wie den USA. Hinzu kommt gerade im juristischen Bereich, dass das Risiko von Fehlinformationen derzeit recht hoch ist. EDV 2000 testet mit mehreren Anbietern zusammen, um künftig auf seriöse und verlässliche Produkte setzen zu können. Derzeit allerdings muss man die bestehenden KI-Lösungen noch kritisch betrachten und kann diese – gerade für die Rechtsanwaltschaft – nicht ohne Vorbehalte empfehlen. Gerne können Sie unsere juristische Software „Wincaus.net“, die sichere Kommunikationslösung „context“ sowie unsere Spracherkennung 30 Tage kostenlos testen. Ein erfolgreiches Jahr neigt sich dem Ende zu und wir freuen uns auf alle bestehenden und zukünftigen Partnerschaften im kommenden Jahr. Wir wünschen Ihnen und Ihren Mitarbeitern besinnliche Feiertage, erholsame Momente im Kreise Ihrer Liebsten sowie Gesundheit, Glück und Erfolg für das neue Jahr.