Dabei ist der elektronische Akt in WinCaus. net weit mehr, als nur eine visuelle Wiedergabe von Daten. Die Daten, nämlich auch die Dokumente und Dateien, sind tatsächlich in einer SQL-Datenbank gespeichert und werden von dort nur für die Dauer der Bearbeitung extrahiert. Ansonsten liegen sie geschützt in der Datenbank und sind allein schon deshalb vor Fremdzugriff sicher. Ein Öffnen der Dateien, Dokumente oder sonstiger Daten ist nur über die Software möglich. Das bedeutet, dass alle Daten zentral abgespeichert sind, was einerseits für Backup-Lösungen ideal ist, andererseits ein hohes Maß an Manipulationssicherheit gewährleistet. Ungewollte Fremdzugriffe sind damit genauso unterbunden, wie die Veränderung der Daten durch Schadsoftware (sog. Ransomware), da die in der Datenbank gespeicherten Daten nicht verschlüsselt werden können.

Der Aufruf der Dateien und Dokumente erfolgt direkt aus dem WinCaus.net Akt und ist für den Benutzer denkbar bequem. Die dort angelegte Dokumentenliste lässt sich je nach Bedarf gestalten, etwa durch eine selbst angelegte Verzeichnisstruktur, die die Zuordnung von Dokumenten innerhalb des Aktes erleichtert. Diese Struktur kann an die Verfahrensart bzw. den Aktentyp angepasst werden und kann daher in einem gerichtlichen Verfahren anders aussehen, als etwa bei einer Treuhandschaft. Das integrierte Versionsmanagement bei Dokumenten speichert jede Bearbeitung gesondert, sodass Änderungen nachvollzogen und frühere Dokumentenversionen mit wenigen Mausklicks wiederhergestellt werden können. Elektronische Aktenführung heißt natürlich auch, Einsicht von unterwegs nehmen zu können. Bei Bedarf ist es möglich, auf Daten in WinCaus.net auch von außerhalb der Kanzlei zuzugreifen, natürlich über einen gesicherten Zugang. Wer seinen Akt elektronisch führt, wird auch der elektronischen Kommunikation einen hohen Stellenwert beimessen. Auch hier gilt es, eine ebenso sichere wie benutzerfreundliche und daher alltagstaugliche Lösung zu finden, die mit „Context“ Realität geworden ist. Diese in Zusammenarbeit mit dem ÖRAK entwickelte Kommunikationsplattform kann mit WinCaus.net direkt aus dem Akt heraus genutzt werden. Gerade bei heiklen Themen oder Mandaten bietet sich diese Lösung an, denn am Ende der Kommunikation wird sie von allen Servern gelöscht. Mandantenseitig kann Context mittels App oder Browser genutzt werden, es ist aber auch die Kommunikation von WinCaus.net zu WinCaus.net – etwa zwischen Anwaltskanzleien – möglich. Context kann auf Wunsch schnell implementiert und für einen Monat kostenlos getestet werden. Neben den berufsrechtlichen Vorgaben zur Verschwiegenheit ist damit auch den datenschutzrechtlichen Bestimmungen Genüge getan. Übrigens lässt sich Context auch in Microsoft Outlook integrieren und kann somit auch unabhängig von WinCaus.net genutzt werden. Zur Kommunikation gehört letztlich auch die Art und Weise, wie Dokumente und Korrespondenz erstellt werden. Moderne Spracherkennungssysteme sind aus dem Alltag der meisten juristischen Berufe nicht mehr wegzudenken, da sie die Effizienz  bei der Erstellung von Texten gehörig steigern können. EDV 2000 bietet seit vielen Jahren Komplettlösungen für den juristischen Bereich an, von der Netzwerkarchitektur über technischen Support bis zu Sicherheitslösungen, Kanzleisoftware und Spracherkennung. Übrigens können die meisten Anwendungen auch 30 Tage lang kostenlos getestet werden.