Rechtsabteilungen agieren zunehmend kosten bewusst und haben zum Teil bereits interne Strukturen zur Budgetkontrolle und Kostensteuerung durch ein sogenanntes Legal Spend Management („LSM“) etabliert. Eine der größten Herausforderungen für Kanzleien dabei: Sie müssen sich an einer Vielzahl unterschiedlicher Systeme ausrichten, was mit erheblichem administrativem Aufwand und technischem Anpassungsbedarf verbunden ist und werden durch derartige Tools zur Kostenkontrolle von ihren Mandantinnen getrieben. Doch was wäre, wenn Kanzleien das LSM ihrer Mandanten aktiv selbst steuern würden? Anstatt sich von Mandantinnen in vorgegebene Systeme zwängen zu lassen, könnten sie selbst LSM als Serviceleistung anbieten. Auf den ersten Blick mag dieser Ansatz ungewöhnlich erscheinen. Schließlich gelten externe Kanzleien zumeist als Kostenfaktor, nicht als Kostenmanager. Doch genau hier liegt die Chance für eine neue Art der langfristigen Mandantenbindung. Kanzleien könnten selbst die Initiative ergreifen und so aktiv die Steuerung der Ausgaben ihrer Mandantinnen übernehmen. Ein scheinbarer Widerspruch zum eigenen wirtschaftlichen Interesse? Ich höre schon die Argumente der Bedenken träger:innen, die von „Das ist nicht unsere Aufgabe, sondern die der Mandant:innen“ bis „Das bringt uns nur zusätzlichen Verwaltungsaufwand und gefährdet unsere Honorare“ reichen. Doch widmen wir uns der Frage, wie ein solcher Kanzleiservice konkret ausgestaltet werden könnte und welchen Mehrwert Kanzleien davon hätten. 

Wie könnte Legal Spend Management als Kanzleileistung aussehen?

Statt unvorhersehbarer Rechnungen definieren Kanzleien gemeinsam mit Mandantinnen Budgets auf Quartals- oder Jahresbasis, analysieren regelmäßig anfallende Leistungen und zeigen Effizienzpotenziale auf. Eine detaillierte Kostenanalyse bietet dabei wertvolle Einblicke und Optimierungsmöglichkeiten. Statt nur Rechnungen auszustellen, nutzen Kanzleien datenbasierte Auswertungen, um Muster zu erkennen und Einsparpotenziale zu identifizieren. So können sie beispielsweise analysieren, welche Rechtsdienstleistungen besonders häufig in Anspruch genommen werden, ob sich durch vorausschauende Beratung Ad-hoc-Kosten reduzieren lassen oder ob ineffiziente Prozesse durch Digitalisierung optimierbar sind. Durch personalisierte Reports oder Dashboards behalten Mandantinnen zudem laufend ihre Rechtskosten im Blick und können frühzeitig auf Budgetüberschreitungen reagieren. Darüber hinaus steigern alternative Abrechnungsmodelle – etwa Pauschalen oder Abos – die Flexibilität und Nachvollziehbarkeit der Kosten.

Die Vorteile für Kanzleien?

Durch eine strategische Steuerung der Kosten und transparente Abrechnungsmodelle verbessern Kanzleien die Planbarkeit ihrer eigenen Einnahmen. Statt unregelmäßiger und schwer prognostizierbarer Zahlungseingänge ermöglicht eine vorausschauende Budgetierung eine stabilere Umsatzstruktur. Zudem fördert eine datenbasierte Beratung die Mandantenbindung: Wer seinen Mandantinnen nicht nur juristische Expertise, sondern auch wirtschaftlichen Mehrwert bietet, positioniert sich als unverzichtbarer Partner. Dies kann langfristig zu einer höheren Mandanten treue und einer stärkeren Weiterempfehlung führen. Darüber hinaus eröffnet eine effizientere Leistungserbringung – etwa durch Digitalisierung oder Standardisierung wiederkehrender Aufgaben – neue Skalierungsmöglichkeiten, sodass Kanzleien mit optimierten Ressourcen mehr Mandantinnen betreuen oder ihre Beratungsleistungen gezielter ausbauen können.

Fazit: Eine neue Ära der Mandanten Kanzlei Beziehung?

Kanzleien stehen vor der Herausforderung, sich in einem zunehmend kostenbewussten Markt, in dem KI-Anwendungen eine immer größere Rolle spielen, neu zu positionieren. Vielleicht ist es an der Zeit, das Gespräch nicht erst dann zuführen, wenn die Rechnung gestellt wird, sondern schon davor, wenn es um eine transparente, planbare und wertorientierte Zusammenarbeit geht.